איך לכתוב בריף עיצובי שאנשים באמת יכולים לקרוא

מרבית הפרויקטים העיצוביים משתבשים מכיוון שתכננו את הדבר הלא נכון. למדו כיצד להשתמש בעוצמה של "בריף הקסם" כדי לשמור על הפרויקט במסלול הנכון ולהתמקד במה שחשוב באמת.

נתחיל ביישור קו, מה זה בכלל בריף עיצובי? זהו מושג טרמינולוגי מעולם הפרסום, הבריף הוא מסמך המשמש להתוויית האסטרטגיה של פרויקט עיצובי. הבריף מכיל את פרטי הפרויקט הכוללים את מטרת הפרויקט, דרישותיו, מסרים, נתונים דמוגרפיים וכל מידע מרכזי אחר. בדרך כלל הבריף יפותח בשלב הראשוני של הפרויקט והוא יסייע לצוות הקריאייטיב להבין אותו טוב יותר כבר מהתחלה.
מה מועיל בכתיבת בריף שאז מאוחסן במגירה? אני רוצה לשתף אתכם במה שלמדתי על כתיבת בריף עיצובי שאנשים באמת יקראו וישתמשו בו.

רוב הפרויקטים העיצוביים נוטים להשתבש בין חברי הצוות לא בגלל שהם עיצבו דברים שגויים, אלא בגלל שהם עיצבו את הדבר הלא נכון – למרות שזה אולי נראה בסיסי בהתחלה, עובדה קטנה זו יכולה להיות בעלת השלכות גדולות.

שיחות על מטרות הפרויקט הם קריטיים, אך לעתים קרובות אנו מקיימים דיונים אלה רק במהלך פגישת ההיכרות – ואז אנו קופצים ישר לשלב הביצוע מבלי להתבונן אחורה.

עם זאת, הדברים אף פעם לא כל כך פשוטים. היעדים משתנים. אנשים חדשים מצטרפים. הדרישות משתנות, ואנחנו נתקלים במחסומים ואתגרים שמאלצים אותנו לחשוב מחדש מה אנחנו מנסים ליצור, ולמה.

הבעיה היחידה עם בריף עיצובי היא שאף אחד לא רוצה לקרוא אותו

דרך אחת מנוסה לפתור את הבעיה הישנה של "עיצוב הדבר הלא נכון" היא הבריף העיצובי המיוחל.

בדרך כלל זהו מסמך ארוך – כל כך ארוך שאף אחד לא קורא אותו יותר מפעם אחת, אם בכלל. מסמך שנכתב כנראה בהתלהבות לפני תחילת הפרויקט, על ידי מישהו שלא בהכרח יעשה את העבודה בפועל. כנראה שיש בו פערים. כנראה שגם יעלו שאלות עליו. אורכו 12 עמודים. ואתם לא זוכרים מתי זה בדיוק נכתב. נשמע מוכר?

כך אנו פותרים את הבעיה הזו ב-TKMedia: בריף הקסם.

כנסו לבריף הקסם

לפני שמתחילים לעבוד על פרויקט (זה יכול להיות פגישה או עבודת עיצוב כלשהי), אחד מחברי הצוות בפרויקט קורא את אותו מסמך במלואו בקול רם – מילה במילה.

המסמך (שאמור להיות לא יותר מגיליון אחד של A4) מכיל בריף קצר אך ברור אודות הפרויקט שעליו עובד הצוות ועונה על ארבע שאלות פשוטות:

1. מה המטרה של הפרויקט?
2. מי קהל היעד או האדם המיועד?
3. מה התרחיש או המצב שאנו פותרים?
4. מהו הקו המנחה או העיקרון שעלינו לפעול על פיו?

קריאה בקול רם היא חיונית – כך אנו מתחילים כל פגישה, בין אם מדובר בפגישת סיעור מוחות או בסקירת עיצוב.

לטקס הקטן הזה לוקח כמה דקות להשלים, אך הוא משנה לחלוטין את הטון והמיקוד של כל פגישה.

כולם על אותו עמוד – תרתי משמע.

כמו רוב הצוותים, אנו מלהטטים במספר רב של פרויקטים בו זמנית, ולכל אחד מהם בריף ותוצאות משלו. על ידי קריאת בריף הקסם בתחילת כל פגישה, הדבר מבהיר לכולם בחדר על מה אנו עומדים לדבר.

דרך פשוטה להבטיח שיפור מתמיד

מנהל הפרויקט פונה לצוות ושואל את השאלה:

"האם כולם מבינים על מה אנחנו עובדים?"

לרוב, כולם מהנהנים בהסכמה – אך לעיתים מישהו מבקש הבהרה, ודיון מהיר המבהיר פרט חשוב כלשהו מוביל בדרך כלל לשיפור ההבנה, או להדגשת סיכון או חסם שלא היה ידוע בעבר, וחוסך זמן יקר בהמשך הפרויקט.

מנהג פשוט עם תמורה גדולה

המנהג הפשוט הזה מאפשר לבריף להשתפר ולהתחדד כל הזמן, הרבה אחרי שנכתב וחולק לראשונה בין חברי הצוות – זה יכול אפילו לחסוך עשרות שעות של עבודה מבוזבזת, כאשר הדרישות וההבנות עשויות להשתנות בדרך.

לחזרה הקבועה על בריף העיצוב בתחילת כל פגישת פרויקט יש גם השפעה מעניינת: זה עוזר לצוות להפריד בין מה שאנחנו מכוונים אליו עם העיצוב לבין איך אנחנו הולכים לעשות את זה. זה עוזר לשמור על הצוות מרוכז בתמונה הגדולה בכל עת, ולא רק ללכת לאיבוד בפרטי הייצור: האם העיצוב הזה לוקח אותנו לאן שאנחנו מנסים להגיע?

איך זה עובד?

המפתח הוא לשמור עליו קצר ופשוט – הכלל שלנו הוא שיהיה עמוד A4 אחד לכל היותר. אף אחד לא קורא בריפים ארוכים "מסורתיים", והם בדרך כלל מכילים כל כך הרבה מידע חסר תועלת שהם נוטים להסתיר את מה שחשוב בפועל.

המטרה לפרק את הבעיה לפתרון של- 4 מרכיבים פשוטים:

חלק 1: יעדים

כמה משפטים קצרים על מה שהפרויקט הזה (או חלק מפרויקט) מנסה להשיג. איזו בעיה אנחנו מנסים לפתור?

הדבר העיקרי הוא לשמור על המטרה פשוטה וממוקדת, כך שהיא לא תיתפס בהמשך הדרך בפרטים הטכניים או מגבלות.

דוגמה: בנה מערכת אוטומטית שתאפשר למשתמשים לקנות קפה באינטרנט. מבקרים באתר יכולים לקרוא ולבחור את הסוג הרצוי להם, לקבל אפשרות לקנות מנוי או מוצר חד פעמי ולשלם באופן מקוון עבור משלוח עד הבית.

חלק 2: קהל היעד

ציינו אישיות מפתח אחת או שתיים שאתם מתכננים לפונקציונליות זו – זה יעזור לבטל דיונים על פרסונות או תרחישים שאינם הרלוונטיים ביותר באותו זמן. אתם יכולים להשתמש בפרסונות קיימות לשם כך, או בגרסאות פשוטות שלהן.

כללו פרטים או גורמים שישחקו תפקיד מפתח בהחלטות שיתקבלו בתרחיש זה. למרות שפרסונות אלה בדרך כלל יהיו מוכרות לצוות, הן ישחקו תפקיד מפתח בדיונים מכיוון שקראו אותן בקול רם. זה יעזור לשמור על הצוות ממוקד במשימה העומדת על הפרק.

דוגמא: יונתן אוהב קפה, והוא יודע מה הוא אוהב. למרות שהוא לא מה שבדרך כלל הייתם מכנים אנין טעם, הוא די בררן בכל הקשור לקפה טוב והוא תמיד שמח לנסות דברים חדשים.

חלק 3: התרחיש

תארו סיפור קצר של הבעיה שהעיצוב מנסה לפתור. למרות שלעתים קרובות יהיו תרחישים רבים, בחרו באפשרות שתמקד את העיצוב בבעיה הראשית אותה מנסים לפתור, ותשמור על הצוות ממוקד במה שהכי חשוב.

התרחיש צריך לכלול מספיק פרטים כדי להחיות את העיצוב – אך תמיד לזכור את היעדים.

דוגמה: יונתן הוא מעריץ גדול של המותג ובתי הקפה שלנו, ולכן לאחרונה החליט להתחיל להכין קפה בבית. לאחרונה הוא קנה מכונה חדשה, והוא זקוק לעזרה בבחירת סוג הפולים הנכון וכיצד לטחון אותם כראוי. הוא מוכן לנסות כמה דברים שונים לפני שיחליט על המוצר הטוב ביותר.

חלק 4: העיקרונות המנחים

בחרו כמה עקרונות מנחים שאמורים להוביל את החשיבה סביב העבודה שתבוצע – זה עוזר לשמור על יישור הדברים סביב חזון יצירתי או עקרון מיתוג, מבלי שתצטרכו לצלול עמוק מדי לתוך המותג עצמו.

דוגמה: תענוג המשתמש מעל הכל – העיצוב צריך לשאוף להפוך את חווית הקנייה לחלקה ובלתי נשכחת. נצלו את המקסימום מהתמונות הזמינות, אך שמרו על מהירות החוויה, והימנעו מצעדים מיותרים במהלך הרכישה.

מנהג פשוט שכל אחד יכול להשתמש בו כדי לבצע את העבודה

אנו משתמשים בדרך הפשוטה אך היעילה הזו של תדרוך בעבודה על פרויקטי העיצוב שלנו מזה זמן, ומצאנו ש- בריף הקסם עושה את דרכו לסוגים אחרים של עבודה – הם יכולים לשמש כמעט לכל דבר, עם רק כמה שינויים קטנים בפורמט.

אין כללים נוקשים כיצד להשתמש בהם – רק זכרו לשמור עליהם פשוטים, אם אתם באמת רוצים שאנשים ישתמשו בהם.

בריף קצר ותמציתי לגבי מה שאנחנו מנסים לעשות עוזר לשמור על פגישות ממוקדות ולעבודה פרודוקטיבית. התוצאה הסופית היא תכנון טוב יותר ומודעות טובה יותר לבעיה שיש לפתור באמצעות שיפור מתמיד.

בריף הקסם עוצב בהשראת פוסט של ג'ארד ספול משנת 2012 "The Magical Short-Form Creative Brief", אותו התאמנו ושינינו לאורך הזמן בכדי להניע את עבודת העיצוב שלנו.